The 7 Habits

Acesta este ‘Habit’-ul meu preferat. Nu pentru că am făcut un top ci pentru că este primul, deci cel mai greu de urmat. În marea majoritate a cazurilor inerţia este dificil de învins şi am nevoie de multă dorinţă, putere (fizică şi psihică) şi determinare pentru a schimba ceva. Vreau să mă ridic, însă gravitaţia mă trage în jos. Efortul pe care trebuie să îl depun este imens, dar atunci când reuşesc lucrurile devin mai simple.

Aşa se întâmplă şi cu cei ‘7 Habits’. Teoria îmi place, dar ca să îi aplic am nevoie chiar de primul: Proactivitate! Este un paradox, pentru a fi proactiv trebuie să îmi cultiv proactivitatea!

Există 5 tipuri de oameni:

1. Cei care fac lucrurile să se întâmple
2. Cei care cred că fac lucrurile să se întâmple
3. Cei care privesc cum se întâmplă lucrurile
4. Cei care se întreabă ce se întâmplă
5. Cei care habar nu au că lucrurile se întâmplă

A fi proactiv înseamnă să fac lucrurile să se întâmple. Dar a fi proactiv nu înseamnă numai a acţiona. Înseamnă să am responsabilitate – ‘răspuns-abilitate’ (acest joc de cuvinte este mai intuitiv în limba engleză: responsibility – ‘response-ability’): abilitatea de a-mi alege conştient răspunsul.

Ideea de bază este că suntem construiţi sa răspundem la stimuli:

STIMUL -> -> RĂSPUNS

Ceea ce ne diferenţiază de animale este faptul că gândim, că avem conştiinţă. Între stimul şi răspuns oamenii au libertatea de a alege:

STIMUL -> CONŞTIINŢĂ , IMAGINAŢIE, CONŞTIENŢA DE SINE, LIBERUL ARBITRU -> RĂSPUNS

Oamenii reactivi sunt afectaţi de mediu. Când vremea este frumoasă se simt bine. Când vremea este urâtă performanţele le sunt afectate negativ. Oamenii reactivi se simt bine când sunt trataţi bine şi devin defensivi când sunt trataţi rău. Practic îşi construiesc viaţa emoţională bazându-se pe comportamentul celorlalţi, sunt controlaţi de ceilalţi, îi blamează pe ceilalţi pentru ceea ce li se întâmplă.

Oamenii proactivi îşi asumă responsabilitatea pentru viaţa lor. Şi ei sunt influenţaţi de stimulti, fie fizici, sociali sau emoţionali. Dar nu dau vina pe părinţi, pe circumstanţe, pe mediu. Răspunsul lor este o alegere conştientă, bazată de valori.

Eleanor Roosvelt a spus: “Nimeni nu te poate răni fără consimţământul tău”, iar Gandhi: “Nimeni nu îţi poate lua respectul de sine decât dacă tu îl dai”.

Limbajul este un indicator al proactivităţii. Iată câteva exemple:

• Reactiv: Nu se poate face nimic
• Proactiv: Să vedem ce alternative avem

**********

• Reactiv: Nu am încotro, trebuie să fac acest lucru
• Proactiv: Voi alege cea mai potrivită soluţie

**********

• Reactiv: Mă înnebuneşte
• Proactiv: Îmi controlez emoţiile, aleg o abordare diferită

**********

• Reactiv: Am picat examenul pentru că am avut ghinion, nu mi-a căzut ce ştiam
• Proactiv: Voi învăţa mai mult, voi fi mai atent

Pentru a ne ajuta să înţelegem mai bine proactivitatea Covey introduce conceptual CERCUL PREOCUPĂRILOR / CERCUL INFLUENŢEI. Cercul Preocupărilor reprezintă, aşa cum îi spune numele, suma lucrurilor care ne preocupă: sănătate, copii, problemele de la muncă, războiul nuclear, balenele etc. Putem controla o parte dintre ele, dar nu pe toate. Cele pe care le putem controla (direct sau indirect) le grupează în Cercul Influenţei, pe care îl poziţionează în interiorul Cercului Preocupărilor.

Oamenii reactivi îşi concentrează eforturile asupra Cercului Preocupărilor (lucruri pe care nu le pot controla), se victimizează, micşorând foarte mult Cercul Influenţei. Oamenii proactivi se concentreză asupra lucrurilor pe care le pot influenţa, mărind continuu Cercul Influenţei.

Cercul Preocupărilor / Cercul Influenţei

Atenţie! Există riscul ca Cercul Influenţei să devină mai mare decât Cercul Preocupărilor. Se întâmplă de regulă celor care ocupă poziţii foarte înalte, devin bogaţi, sunt foarte siguri de o relaţie etc. Este o situaţie extrem de instabilă şi de periculoasă. De aceea oamenii proactivi păstrează un echilibru şi îşi măresc Cercul Preocupărilor odată cu Cercul Influenţei.

Inima Cercului Influenţei este reprezentată de abilitatea noastră e a face promisiuni şi de a le respecta. Înainte de a ne ţine promisiunile făcute altora trebuie să ne ţinem promisiunile făcute nouă. Aceasta este esenţa proactivităţii, să conştientizăm responsabilitatea!

În final să recapitulăm ‘The 7 Habits’:

• Habit1: Fii proactiv
• Habit 2: Începe cu gândul la final
• Habit 3: Începe cu începutul (dă prioritate priorităţilor)
• Habit 4: Gândeşte ‘câştig – câştig’
• Habit 5: Caută să înţelegi, apoi să fii înţeles
• Habit 6: Sinergie
• Habit 7: Ascute fierăstrăul

Pentru a înţelege mai mult despre ‘The 7 Habits’ citeşte cele două articole introductive:

• Despre ‘The Seven Habits of Highly Effective People’ de Steven R. Covey – episodul 1
• Despre ‘The Seven Habits of Highly Effective People’ de Steven R. Covey – episodul 2

Cartea lui Steve Covey  ‘The 7 Habits of Highly Effetive People’ o poţi găsi tradusă şi la noi sub numele ‘Eficienţa în 7 trepte sau Un abecedar al înţelepciunii’. Dacă ceea ce ai citit azi ţi se pare interesant şi vrei să afli mai multe urmăreşte blogul BizIQ.

********

Te invit să ne scrii un mesaj în BizIQ Guestbook. Spune ce îţi place şi ce nu, ce ai vrea să adăugăm, ce subiecte să atacăm, fă-ne o recomandare, scrie un comentariu despre blog sau orice consideri necesar. Mulţumesc!

********

Site-ul BizIQ.ro se află în construcţie, dar te poţi înscrie pentru a te notifica în mometul lansării. Click aici.

********

The 7 Habits

Încheiam articolul anterior despre ‘The 7 Habits of Highly Effective People’ de Stephen R. Covey cu afirmaţia că  modul în care vedem lucrurile influenţează modul în care gândim şi acţionăm.

Pentru a demonstra acest lucru Covey ne prezintă un experiment făcut la Harvard Business School. Două grupuri de studenţi au primit două fotografii diferite. Una înfăţişa o femeie tânără, celaltă o femeie bătrână. Grupurile le-au privit atent timp de 10 secunde, după care profesorul coordonator a expus pe ecran fotografia din imaginea de mai jos, iar studenţii au fost întrebaţi ce văd. Aproape invarabil, cei din primul grup au susţinut că vad o fată tânără, iar cei din grupul al doilea au spus că văd o femeie bătrână. Cine a avut dreptate?

Este evident că ambele grupuri au dreptate, răspunsul fiind influenţat de expunerea iniţială. Dacă 10 secunde au o influenţă atât de mare asupra modului în care privim lucrurile atunci ce se poate spune despre lucrurile pe care le ştim de o viaţă? Familia, şcoala, biserica, mediul de lucru, prietenii, mass-media, toate ne-au impactat inconştient şi temeinic, ne-au creat paradigme, au desenat hărţile din mintea noastră.

Paradigm shift

În continuare ni se explică ideea de schimbare a paradigmei (paradigm shift), termen introdus de Thomas Kuhn în cartea ‘The Structure of Scientific Revolutions’. Pentru Ptolemeu, astronom egiptean, Pământul era situat în centrul Universului. Dar Copernic a creat o schimbare a paradigmei şi a plasat Soarele în centru. Totul a căpătat o altă dimensiune, totul a fost interpretat altfel. Schimbarea paradigmelor adesea nu se întâmplă instantaneu, cere efort şi determinare, dar întotdeauna modifică modul în care percepem lucrurile şi privim lumea.

Niciunul dintre noi nu suntem deţinătorii adevărului absolut. Dacă nu eşti de acord cu această afirmaţie, atunci trebuie să îţi schimbi paradigma . Modul în care vedem problema ESTE problema. Trebuie să trecem la un alt nivel al gândirii. Despre acest nou nivel este vorba în 7 Habits of Highly Effective People.

Covey abordează eficacitatea după principiul ‘inside-out’. Adică trebuie să începi cu tine, cu paradigmele tale şi cu caracterul tău. Dacă vrei să ai libertate la serviciu, atunci fii mai responsabil în munca ta. Dacă vrei să ai o căsnicie fericită, atunci fii o persoană care generează energii pozitive. Dacă vrei ca ceilalţi să aibă încredere în tine, atunci fii cinstit. Abordarea ‘inside-out’ spune că victoriile personale preced victoriile publice. Numai atunci când ne ţinem promisiunile făcute nouă înşine putem să ne ţinem promisiunile făcute altora.

Termenul ‘Habit’ poate fi tradus ca obişnuinţă, conduită, comportament, deprindere, mentalitate etc. Covey vorbeşte despre Habits în termeni ca înţelegerea paradigmelor noastre şi a nevoii de a face o schimbare a acestora pentru a deveni eficace. Oamenii eficace sunt guvernaţi în viaţă de ‘character ethic’, de pricipii ca cinste, integritate, onestitate şi demnitate umană. În continuare voi folosi termenul ‘Habit‘ în forma originală din limba engleză pentru că nu vreau să îi limitez înţelesul.

Caracterul fiecăruia dintre noi este o colectie a acestor ‘Habits’, pe care Covey le consideră a fi intersecţia dintre Cunoştinţe (CE şi DE CE), Abilităţi (CUM) şi Dorinţe (VREAU).

Habits

‘7 Habits’ ne ajută să ne maturizăm continuu (Maturity Continuum), să ne dezvoltăm de la stadiul de Dependenţă la cel de Independenţă, apoi la Interdependenţă. Ca nou-născuţi suntem total dependenţi de părinţi. Pe măsură ce anii trec devenim tot mai independenţi (fizic, mental, emoţional şi financiar). La maturitate suntem deja conştienţi de faptul că totul în natură, în viaţă şi în societate este interdependent.

Dependenţa este paradigma ‘tu’ – tu ai grijă de mine, tu ai făcut sau nu, tu eşti reesponsabil de rezultate.

Independenţa este paradigma ‘eu’ – eu fac, eu sunt responsabil, eu aleg.

Interdependenţa este paradigma ‘noi’ – noi putem face, noi cooperăm, noi ne combinăm talentele şi abilităţile pentru a crea ceva împreună.

7 Habits

Majoritatea literaturii despre succes preţuieşte independenţa. Da, este o realizare importantă să devii independent, dar independenţa nu este suprema realizare. Realitatea este că suntem interdependenţi fizic, emoţional şi intelectual. A încerca să atingi eficacitatea maximă prin independenţă este ca şi cum ai încerca să joci tenis cu o crosă de golf şi ai avea pretenţia să câştigi toate meciurile. Pur şi simplu nu ai cum, nu ai unealta potrivită, în consecinţă nu ai cum să fii eficace. Interdependenţa este alegerea pe care numai oamenii independenţi pot să o facă.

‘7 Habits’ ne prezintă calea spre eficacitate. Primele 3 tratează auto-perfecţionarea, trecerea de la dependenţă la independenţă, victoriile personale. Acestea sunt:

• Habit 1: Fii proactiv
• Habit 2: Începe cu gândul la final
• Habit 3: Începe cu începutul (dă prioritate priorităţilor)

După ce ai devenit independent ai caracterul fundamental pentru fi interdependent şi pentru a repurta victorii publice (comunicare, lucru în echipă, cooperare).

• Habit 4: Gândeşte ‘câştig – câştig’
• Habit 5: Caută să înţelegi, apoi să fii înţeles
• Habit 6: Sinergie

La final Habit 7: Ascute fierăstrăul, este despre perfecţionarea continuă.

Pentru a fi eficace trebuie să ai un echilibru între ceea ce produci şi capabilitatea de a produce. Covey ilustrează acest concept prin fabula lui Esop ‘Gâsca cu ouă de aur’

Un fermier sărac nu îşi poate crede ochilor când vede că gâsca sa produce ouă de aur. Zi de zi se întâmplă la fel, până când fermierul ajunge putred de bogat. Dar devine  lacom şi nerăbdător, aşa că taie gâsca, crezând că înauntru sunt o mulţime de ouă de aur, pe care le poate avea toate deodată. Fermierul şi-a distrus capabilitatea de producţie (gâsca) şi acum nu mai are nici produsul (oul de aur). Eficacitatea este un echilibru între cele două.

Eficienţa în 7 trepte

În următoarele articole despre ‘7 Habits’ le voi prezenta pe rând şi pe scurt. Covey ne sfătuieşte să nu încercăm să perfecţionăm un Habit înainte de a trece la următorul. Trebuie doar să înţelegem ordinea şi să le abordăm gradual.

Cartea lui Steve Covey  ‘The 7 Habits of Highly Effetive People’ o poţi găsi tradusă şi la noi sub numele ‘Eficienţa în 7 trepte sau Un abecedar al înţelepciunii’. Dacă ceea ce ai citit azi ţi se pare interesant şi vrei să afli mai multe urmăreşte blogul BizIQ.

********

Te invit să ne scrii un mesaj în BizIQ Guestbook. Spune ce îţi place şi ce nu, ce ai vrea să adăugăm, ce subiecte să atacăm, fă-ne o recomandare, scrie un comentariu despre blog sau orice consideri necesar. Mulţumesc!

********

Site-ul BizIQ.ro se află în construcţie, dar te poţi înscrie pentru a te notifica în mometul lansării. Click aici.

********

The 7 Habits Of Highly Effective People

Scriam în ‘Matricea lui Eisenhower -  Important vs. Urgent‘ că model este explicat mai pe larg în cartea lui Steve Covey. The 7 Habits of Highly Effective People, publicată pentru prima dată în 1989, a fost vândută în peste 15 milioane de exemplare şi tradusă în 38 limbi. Cartea, care este bestseller-ul lui Stephen R. Covey, a fost scrisă pentru cei care îşi doresc cu adevărat să aibă succes în afaceri şi o viaţă fericită. Pentru tine!

Stephen R. Covey

Autorul, aşa cum spune el însuşi, ignoră tendinţele şi psihologia tradiţionale cu privire la principii ca cinste, integritate, onestitate şi demnitate umană. Covey a studiat literatura ultimilor 200 de ani despre succes şi a descoperit două şabloane diferite şi oarecum contradictorii în funcţie de perioadele în care au fost dezvoltate. În primii 150 de ani autorii au promovat teoria Character Ethic şi atribuiau succesul trăsăturilor de caracter, cum ar fi integritatea, umilinţa, fidelitatea, răbdarea, curajul, simplitatea, modestia. Începând cu anii 1920 s-a produs o schimbare a punctelor de vedere şi a fost promovată teoria Personality Ethic. Succesul a fost considerat ca o rezultantă a personalitaţii, a imaginii publice, a comportamentului, a atitudinii şi a abilităţilor, care îmbunătăţesc procesul de interacţiune umană.

Elementele Character Etic sunt trăsături primare, iar cele Personality Ethic sunt secundare. Trăsăturile secundare te ajută să ai succes în anumite circumstanţe, dar pentru a avea succes pe termen lung îţi sunt necesare ambele trăsături. Covey le consideră a fi exemple ale paradigmei sociale. Pentru a înţelege teoria sa, autorul explică termenul ‘paradigmă’ şi modul în care să facem schimbarea paradigmelor personale.

Cuvântul ‘paradigmă’ provine din limba greacă şi este înţeles ca model, teorie, percepţie, presupunere, referinţă. În termeni generali defineşte modul în care percepem, înţelegem şi interpretăm. Ne dă şi un exemplu simplu pentru a înţelege paradigmele, considerându-le hărţi. O hartă nu este teritoriul propriuzis, ci o explicare a anumitor aspecte ale teritoriului. Aceasta este paradigma: o teorie, o explicaţie sau un model.

Presupunând că te afli în mijlocul oraşului Chicago şi vrei să ajungi pe o anumită stradă, foloseşti o hartă. Dar dacă este harta oraşului Detroit, pe care a fost tiparit din greşeală ‘Chicago’? Devii frustrat pentru că nu reuşeşti să ajungi la locul propus. Poţi lucra la comportament – te străduieşti mai tare, măreşti viteza, dar nu vei reuşi decât să ajungi mai repede în altă parte. Sau poţi lucra la atitudine – te gândeşti la mai multe posibilităţi, tot nu ajungi unde vrei, însă eşti fericit acolo unde te afli. Orice ai face te rătăceşti. Problema nu are nicio legătură cu atitudinea sau cu comportamentul. Pur şi simplu ai o hartă greşită. În consecinţă cel mai important lucru este să ai harta corectă.

Eficienţa în 7 trepte

Cu toţii avem în cap multe hărţi care pot fi împărţite în două categorii: hărţi ale lucrurilor aşa cum sunt (realităţi) şi hărţi ale lucrurilor aşa cum ar trebui să fie (valori). Interpretăm tot ce ni se întâmplă prin prisma acestor hărţi. Foarte rar punem la îndoială acurateţea lor. De cele mai multe ori nici nu realizăm că le avem. Pur şi simplu presupunem că lucrurile sunt sau ar trebui să fie aşa cum le vedem noi. Atitudinea şi comportamentul sunt amplificate de aceste presupuneri. Iar modul în care vedem lucrurile influenţează modul în care gândim şi acţionăm.

Cartea lui Steve Covey  ‘The 7 Habits of Highly Effetive People’ o poţi găsi tradusă şi la noi sub numele ‘Eficienţa în 7 trepte sau Un abecedar al înţelepciunii’. Acest articol este primul dintr-o serie pe care le scriu pe tema cărţii lui Covey. Dacă ceea ce ai citit azi ţi se pare interesant şi vrei să afli mai multe urmăreşte blogul BizIQ.

********

Te invit să ne scrii un mesaj în BizIQ Guestbook. Spune ce îţi place şi ce nu, ce ai vrea să adăugăm, ce subiecte să atacăm, fă-ne o recomandare, scrie un comentariu despre blog sau orice consideri necesar. Mulţumesc!

********

Site-ul BizIQ.ro se află în construcţie, dar te poţi înscrie pentru a te notifica în mometul lansării. Click aici.

********

Am promis în postul ‘Not-to-do list, ceea ce nu fac determină ceea ce pot face’ că voi prezenta teoria numită ‘Matricea lui Eisenhower’. Această metodă completează Planul de 17 minute pentru îmbunătăţirea Time Managementului şi ajută la prioritizarea activităţilor în funcţie de importanţă şi urgenţă.

Tendinţa generală este de a rezolva problemele urgente în detrimentul celor importante. Ceea ce nu este întotdeauna cea mai corectă abordare. Folosind această unealtă pot clasifica activităţile zilnice şi pot decide cum şi în ce ordine le execut.

Matricea este formată din 4 cadrane, ca în imaginea de mai jos:

Matricea Eisenhower

După ce am făcut lista activităţilor pe care mi le-am propus să le execut astăzi, desenez pe o coală albă matricea lui Eisenhower şi plasez activităţile în cadranul potrivit. Practic ceea ce am făcut este prioritizarea activităţilor. Pot folosi fotocopii ale matricei, ca să nu desenez zilnic câte una. Sau pot folosi un whiteboard pe care am desenat matricea, unde lipesc post-it-uri pe care am scris câte o activitate (există şi varianta cu tabla de plută); când termin activitatea mut post-it-ul lângă matrice, într-o casetă denumită ‘Rezolvat’ (este o plăcere deosebită cand se goleşte matricea şi se umple caseta). Această a doua metodă este utilă în special atunci când am activităţi ce se întind pe mai multe zile.

Orice nouă activitate care apare pe parcursul zilei o clasific în funcţie de importanţă şi urgenţă, o plasez în cadranul potrivit şi am soluţia pentru modul în care o abordez:

Cadranul 1 – este Important şi este Urgent: execut acum! Trebuie făcut şi trebuie făcut repede.

Cadranul 2 – este Important, dar nu este Urgent: planific! Trebuie făcut în timp, însă înainte de a deveni urgent.

Cadranul 3 – nu este Important, dar este Urgent: deleg! Trebuie făcut repede, dar chiar trebuie să fac eu?

Cadranul 4 – nu este Important şi nu este Urgent: elimin! Nu pare a fi de folos nimănui.

Se pare că majoritatea activităţilor sunt în cadranele 1 şi 3. Urgenţa are ‘calitatea’ de a crea iluzia de Important. Provocarea este de a rămâne în cadranul 2. Cu cât investesc mai mult în cadranul 2 cu atât scade presiunea şi senzaţia de grabă. Planificarea joacă un rol foate important aici.

Acest model este explicat mai pe larg în cartea lui Steve Covey  ‘The 7 Habits of Highly Effetive People’, pe care o poţi găsi tradusă şi la noi sub numele ‘Eficienţa în 7 trepte sau Un abecedar al înţelepciunii’. Dacă nu vrei să cumperi cartea, deşi eu o recomand, sau dacă vrei să afli mai multe înainte a o cumpăra, urmăreşte blogul pentru că în zilele următoare voi face o prezentare a celor 7 paşi.

Succes şi spor la lucru!

********

Te invit să ne scrii un mesaj în BizIQ Guestbook. Spune ce îţi place şi ce nu, ce ai vrea să adăugăm, ce subiecte să atacăm, fă-ne o recomandare, scrie un comentariu despre blog sau orice consideri necesar. Mulţumesc!

********

Site-ul BizIQ.ro se află în construcţie, dar te poţi înscrie pentru a fi notificat(ă) în mometul lansării. Click aici.

********

Cei mai mulţi dintre noi petrecem o bună parte din zi la muncă pentru că trebuie să câştigăm bani, notorietate şi recunoaştere. Construim liste cu ce avem de făcut şi ne organizăm munca astfel încât să fim cât mai productivi şi mai eficienţi. Într-un post anterior am propus o variantă pentru îmbunătăţirea Time Managementului prin crearea unei ‘to-do-list’.

Dar atunci când pregătesc o astfel de listă iau în considerare şi lucrurile pe care trebuie să nu le fac. Este foarte bine că am o listă ‘to-do’ şi un plan zilnic, însă sunt lucruri care mă pot distrage. Iar dacă nu sunt atent ele se strecoară pe nesimţite între activităţile planificate şi îmi irosesc timpul.

Not-to-do list

Drept pentru care mi-am făcut şi o ‘not-to-do list’. Motivul este simplu: ceea ce nu fac determină ceea ce pot face.

Lista este personală, de aceea diferă de la individ la individ, în funcţie de obiectiv. Unii pot sa treacă în listă să nu mănânce după ora 20:00. Sau să nu vorbească la telefonul mobil în weekend. Fiecare decide, practic este un contract cu sine şi important este să respecte contractul. Doar pentru că se află pe ‘No-to-do list’ nu înseamnă că o activitate este ceva rău în sine ci doar că poate fi amânată pentru a mă concentra pe activităţi mai productive.

Eu mi-am construit o ‘not-to-do list’ pornind de la trei activităţi, care am observat că mă împiedică cel mai mult să fiu productiv. Apoi am adăugat, pe rând, noi activităţi. Unele sunt pentru serviciu, altele pentru viaţa privată. Iată câteva:

Nu verific mailurile la fiecare 5 minute – aveam obiceiul (şi încă mai am uneori tendiţa) ca atunci când sunt la birou să mă uit continuu în outlook sau gmail. Cum bingănea semnalul de avertizare că am un mesaj nou, cum verificam cine l-a trimis, care-i titlul, ba aruncam o privire în diagonală şi pe mesaj. Atracţia era mare aşa că mă surprindeam lăsând ceea ce făceam şi citind mailul. Drog, nu alta! Acum dau sonorul pe ‘mute’ şi verific căsuţa de mail cam o data pe oră.

Nu mai citesc toate mesajele pe care le primesc – e o chestiune care ţine de istoria companiei şi pentru că aşa se petreceau lucrurile pe vremuri, adresa mea de email este inclusă în multe grupuri. Organizaţia s-a schimbat, iar multe activităţi, care altădată făceau parte din fişa mea de post, acum nu mai sunt atribuţiunile mele. Am încercat să îi conving pe administratorii acelor grupuri să mă scoată din liste, dar nu am reuşit, încă primesc zeci de mailuri pe zi care nu mă mai privesc. În consecinţă am adoptat o altă strategie: am creat foldere şi regului. Am petrecut ceva timp identificănd cine trimite mailurile, cu ce subiecte şi le-am direcţionat către folderele nou create. O dată pe săptămână trec rapid prin ele (poate este ceva care totuşi mă interesează – de aceea nu le-am trimis direct in Delete) şi le şterg.

Nu răspund imediat la apelurile telefonice ale căror numere nu le cunosc – am ‘Missed calls’, am casuţă vocală şi am ceva important de rezolvat. După ce termin (uneori) ascult mesajele sau sar peste şi sun direct. În funcţie de program, importanţă şi urgenţă ‘rezolv’ şi apelul. Apropos, există o teorie numită ‘Matricea lui Eisenhower’, care ajută la prioritizarea activităţilor în funcţie de importanţă şi urgenţă. Pentru cei cărora nu le este familiară această teorie, o voi prezenta în alt post. Cei care o cunosc pot veni cu completări.

Nu rezolv eu totul,  deleg – norocul meu că am o echipă formată din oameni foarte capabili şi inteligenţi. Au înţeles cu toţii că atunci când preiau proiecte se dezvoltă profesional. Pe cei neobisnuiţi cu acest stil îi antrenez. ‘Dă-i unui om un peşte şi îl hrăneşti o dată. Învaţă-l să pescuiască şi îl hrăneşti pentru o viaţă’. Îţi dai seama ce ar însemna să pescuiesc pentru toţi, în fiecare zi, toată viaţa!?

Nu îmi iau serviciul cu mine acasă – să nu se înţeleagă că mă ‘cotesc’ de la muncă. Dar problemele de serviciu se rezolvă acolo. Acasă am un ‘second job’ şi nu le amestec. Chestiunile de familie sunt la fel de importante, dacă nu mai importante, ca cele de la serviciu şi vreau să le acord atenţia cuvenită. Pănă la urmă nu trăiesc ca să muncesc, ci muncesc ca să trăiesc.

Lista este mai lungă, însă cred că ţi-ai făcut deja o idee despre ce vorbesc. Uneori este mai greu de respectat întreaga listă ‘not-to-do’, chiar mai greu decât pe cea ‘to-do’. Vestea bună este că se învaţă, la fel ca mersul pe bicicletă. Te focusezi pe una maxim două acţiuni până devin rutină. Apoi treci la următoarea. Şi tot aşa până îţi intră în sânge şi le respecţi inconştient. Sau poate ai alt stil de a învăţa. Dacă te ajută printează lista şi şi pune-o la vedere.

Indiferent cum faci şi ce pui în ea, eu îţi recomand să ‘produci’ şi o ‘not-to-do list’ pe care să o respecţi. Este mai eficace decât ‘to-do list’ şi îţi îmbunătăţeşte viaţa.

La final o glumă:

Nu exagera cu 'Not-to-do list'

********

Te invit să ne scrii un mesaj în BizIQ Guestbook. Spune ce îţi place şi ce nu, ce ai vrea să adăugăm, ce subiecte să atacăm, fă-ne o recomandare, scrie un comentariu despre blog sau orice consideri necesar. Mulţumesc!

********

Site-ul BizIQ.ro se află în construcţie, dar te poţi înscrie pentru a te notifica în mometul lansării. Click aici.

********

Ai prea mult timp şi nu ai cu ce să îl umpli? Pâna acum nimeni nu mi-a răspuns pozitiv la această intrebare. Eu cred că timpul s-a contractat. Şi absolut toate persoanele cu care am discutat subiectul îmi confirmă percepţia. Se pare că orice aş face timpul nu îmi mai este de ajuns şi în nicio zi nu reuşesc să termin tot ce mi-am propus.

Timp irosit

Vin dimineaţa la serviciu cu cele mai bune intenţii, ma aşez la birou şi pornesc computerul. Între timp iau agenda şi încep să fac (sau să completez) lista cu planul pentru astăzi. Când termin încep să citesc mailurile. După cinci – şase ore în care am răspuns câtorva mesaje urgente şi am scris altele la fel de importante, după ce am ajutat la rezolvarea problemelor câtorva colegi şi clienţi, după ce am răspuns mai multor telefoane şi am dat alte câteva, abia dacă îmi mai amintesc ce mi-am propus la începutul zilei. Nu am mâncat de prânz, i-am promis copilului că astăzi îl duc la tennis, iar eu mai am încă ‘n’ lucuri de terminat şi mi-am irosit timpul!

A doua zi la fel. A treia zi la fel. Şi tot aşa întreaga săptămână…. Hei, ce se intâmplă? Sunt prins într-o ambuscadă!!!

Ţi se pare cunoscut scenariul de mai sus? Practic îmi creez o listă cu ce am de făcut (‘to do list’) şi o ignor. Încep fiecare zi ştiind că nu voi face tot ce mi-am propus. Şi totuşi nu listele reprezintă problema, nu planificarea activităţilor ci execuţia. Ce pot face pentru a mă focusa pe acele lucruri importante din lista mea când atâtea alte lucruri îmi solicită atenţia?

Am nevoie de un truc! Şi acel truc se numeşte ‘RITUAL’, un proces continuu care să mă menţină focusat pe prioritătile stabilite, indiferent ce se întâmplă. Acest ritual are 3 părţi şi durează, în total, 17 minute într-o zi de lucru de 8 ore.

Partea I (5 minute) – Planul zilei

Înainte de a deschide computerul iau o coală albă şi fac o listă cu activităţile care ar face din ziua aceasta un succes. Scriu numai lucruri realiste, obiective pe care le pot atinge şi care mă vor face să mă simt productiv la sfârşitul zilei.

Pe un calendar al zilei (o pagină din agendă) programez cele mai grele şi cele mai importante activităţi la începutul zilei. Adică chiar înainte de a deschide computerul, dacă este posibil. În cazul în care sunt prea multe lucruri de făcut într-o zi, reprioritizez şi reprogramez activităţile. Eu am puterea de a decide când voi face un anume lucru! Şi dacă o anume activitate merită introdusă în listă sau nu.

Partea a II-a (1 minut la fiecare oră) – Refocusare

Fixez ceasul, telefonul sau computerul să ma atenţioneze la îneputul fiecărei ore. Când sună analizez lista şi văd ce am realizat în ora care a trecut şi dacă m-am ţinut de program, dacă am fost productiv. Apoi verific programul orei următoare şi reprogramez ce nu am reuşit să termin.

Partea a III-a (5 minute) – Evaluare

La sfârşitul zilei închid computerul şi evaluez ziua. Cum a mers? Am făcut ce mi-am propus? Pe ce m-am focusat? Ce mi-a distras atenţia? Ce am învăţat şi mă ajută să fiu mai productiv?

Time Management

Este evident că la început sunt şanse foarte mari să reprogramez multe dintre activităţi. Dar repet acest exerciţiu până ajung să învăţ cu acurateţe cât timp îmi ia un anume tip de activitate. Este o chestiune de exerciţiu.

La fel de evident este faptul că nu voi avea o rată de succes de 100%. Deşi mi-ar plăcea, nu controlez totul. Totuşi în timp am învăţat să renunţ la unele activităţi ‘importante’ şi ‘urgente’ pentru a acorda atenţie celor cu adevărat importante şi urgente.

Puterea ritualului este predictibilitatea pentru că fac acelaşi lucru în acelaşi mod tot timpul. În consecinţă rezultatul, efectul ritualului este predictibil. Atunci când decid pe ce mă focusez şi când îmi remaintesc constant care este focusul meu, rămân focusat. Simplu!

Cu un ritual ca cel descris mai sus nu voi reuşi niciodată să mut munţii din loc, dar cu siguranţă m-a ajutat să plec de la birou mai devreme, cu sentimentul că am fost productiv şi am încheiat ziua cu success.

Iar la sfârşitul zilei aceasta este cea mai mare prioritate!

********

Site-ul BizIQ.ro se află în construcţie, dar vă puteţi înscrie pentru a vă notifica în mometul lansării. Click aici.

********

De-a lungul carierei am avut partea mea de meetinguri. Nu mă număr printre fanii acestei activităţi, deşi sunt convins că meetingurie sunt necesare. De curând am citit un articol despre cum se pot scurta şi rări. Sunt câteva idei, unele chiar haioase, pe care m-am gândit să vi le împărtăşesc.

Meeting as usual

Managerii îşi petrec o mare parte din timp, mai mare decât îşi doresc, în meetinguri. Acestea întrerup activitatea, consumă timp care ar putea fi folosit pentru activităţi mai productive şi amplifică starea de oboseală. Sunt companii care au luat decizia de a reduce meetingurile care ‘mănâncă’ timpul angajaţilor.

Printre măsurile adoptate se numără următoarele:

1. Măsoară timpul rămas un ceas deşteptător. Meetingurile care încep după ora programată şi se întind peste măsură par a fi cele mai întâlnite (se pare că nu este o caracteristică mioritică).  Meetingurile la Google se desfăşoară conform orarului datorită unui ceas care ticăie tare.

‘Pentru a adăuga un pic de presiune pe respectarea programului meetingurilor, Google foloseşte un ceas mare, agăţat pe perete, care masoară timpul rămas pentru discutarea fiecărui subiect. ‘

Mai multe informaţii despre cum se ţin meetingurile la Google gasiţi aici.

2. Ţin toţi participanţii în picioare. Nimeni nu este dornic să stea prea mult în picioare şi de aceea meetingurile sunt mai eficiente şi se termină mai repede. Cei care aplică această metodă spun că timpul se reduce la jumătate şi cu toate acestea se ating obiectivele.

3.  Interzic lucrurile care distrag atenţia. Toţi participanţii sunt obligaţi să inchidă laptopurile telefoanele, BlackBerry-urile, PDA-urile etc. O metodă mai drastică este luată de unele companii care cer participanţilor să predea toate echipamentele la intrarea în şedinţă.

4. Nu programează meetinguri mai lungi de 30 min. De fapt elimină toate subiectele care se pot rezolva în afara unui meeting şi programează mini-şedinţe pentru a discuta una – două chestiuni specifice, care necesită cu adevărat o decizie de grup.

La final un citat al lui Lane Kirklan: ‘Inutilitatea unui meeting creşte cu pătratul numărului de participanţi’.

Care sunt cele mai eficiente modalităţi de a scurta şi de a rări meetingurile? Fiecare manager are metodele sale. Tu pe care le foloseşti? Te invit să le postezi în comentarii.

********

Site-ul BizIQ.ro se află în construcţie, dar vă puteţi înscrie pentru a vă notifica în mometul lansării. Click aici.

********

That pretty much sums it up. The majority of meetings are unstructured, uninspiring, and unproductive. But they don’t have to be that way.

Marissa Mayer, Google’s vice-president, holds an average of 70 meetings a week and serves as the last stop before engineers and project managers get the opportunity to pitch their ideas to Google’s co-founders, Sergey Brin and Larry Page. Eight teams consisting of directors, managers, and engineers—all at various stages of product development—answer to Mayer.

In a shop like Google, much of the work takes place in meetings, and her goal is to make sure teams have a firm mandate, strategic direction, and actionable information, while making participants feel motivated and respected. Marisa’s six keys to running successful meetings follow:

1. Set a firm agenda.
Mayer requests a meeting agenda ahead of time that outlines what the participants want to discuss and the best way of using the allotted time. Agendas need to have flexibility, of course, but Mayer finds that agendas act as tools that force individuals to think about what they want to accomplish in meetings. It helps all those involved to focus on what they are really trying to achieve and how best to reach that goal.

2. Assign a note-taker.
A Google meeting features a lot of displays. On one wall, a projector displays the presentation, while right next to it, another projector shows the transcription of the meeting. (Yet another displays a 4-foot image of a ticking stopwatch.) Google executives are big believers in capturing an official set of notes, so inaccuracies and inconsistencies can be caught immediately.

Those who missed the meetings receive a copy of the notes. When people are trying to remember what decisions were made, in what direction the team is going, and what actions need to be taken, they can simply review the notes.

3. Carve out micro-meetings.
Mayer sets aside large blocks of time that she slices into smaller, self-contained gatherings on a particular subject or project. For example, during her weekly two-hour confab with the co-founders and CEO Eric Schmidt, she sets aside five- to 10-minute segments—or longer, depending on the subject—devoted to such specific areas as weekly reports on how the site is performing, new product launches, etc.

This method offers enough flexibility to modify the agenda just before the meeting, should anything pressing occur. It also instills discipline that keeps the meeting tightly focused. Mayer does the same with members of her teams who might need only five or 10 minutes of her time instead of 30 minutes—the shortest block of time her calendar permits. By setting aside micro-meetings within a larger block of time, she accomplishes more.

Mayer, who has a background in engineering and computer science, jokingly refers to micro-meetings as “reducing latency in the pipeline.” That means if she has an employee with an issue that comes up Tuesday, he or she can schedule a 10-minute micro-meeting during Mayer’s large time block, instead of waiting for her next 30-minute opening, which might not be available for two weeks.

4. Hold office hours.
Mayer brought this idea from her experience teaching computer science at Stanford, where she first met the two guys who would go on to revolutionize how the world gets its information. Beginning at 4 p.m., for 90 minutes a day, Mayer holds office hours.

Employees add their name to a board outside her office, and she sees them on a first-come, first-serve basis. Sometimes project managers need approval on a marketing campaign; sometimes staffers want a few minutes to pitch a design.

Says Mayer: “Many of our most technologically interesting products have shown up during office hours. Google News, Orkut [Google's social networking site], Google Reviews, and Google Desktop all showed up first in office hours.” During office hours, Mayer can get through up to 15 meetings, averaging seven minutes per person.

5. Discourage politics, use data.
One of Mayer’s “Nine Notions of Innovation” is “Don’t politic, use data”.

This idea can and should apply to meetings in organizations in which people feel as though the boss will give the green light to a design created by the person he or she likes the best, showing favoritism for the individual instead of the idea.

Mayer believes this mindset can demoralize employees, so she goes out of her way to make the approval process a science. Google chooses designs on a clearly defined set of metrics and how well they perform against those metrics. Designs are chosen based on merit and evidence, not personal relationships.

Mayer discourages using the phrase “I like” in design meetings, such as “I like the way the screen looks.” Instead, she encourages such comments as “The experimentation on the site shows that his design performed 10% better.” This works for Google, because it builds a culture driven by customer feedback data, not the internal politics that pervade so many of today’s corporations.

6. Stick to the clock.
To add a little pressure to keep meetings focused, Google gatherings often feature a giant timer on the wall, counting down the minutes left for a particular meeting or topic. It’s literally a downloadable timer that runs off a computer and is projected 4 feet tall.

Imagine how chaotic it must look to outsiders when the wall shows several displays at once—the presentation, transcription, and a mega-timer! And yet, at Google, it makes sense, imposing structure amidst creative chaos. The timer exerts a subtle pressure to keep meetings running on schedule.

Mayer does have one caveat when it comes to the timer—maintain a healthy sense of humor about it. (The timer was counting down to the end of my interview with Mayer—but she turned it into a fun and friendly reminder instead of an abrupt end to our discussion.)

Please keep in mind that these meeting techniques work well for Google. They may or may not be appropriate for your place of business. But these six keys should give you some new ideas about how to transform your meetings from a waste of time to time well spent.

********

Site-ul BizIQ.ro se află în construcţie, dar vă puteţi înscrie pentru a vă notifica în mometul lansării. Click aici.

********

Urăsc să scriu planuri! Dar promit că de mâine mă apuc …

Gânditorul

De câte ori am auzit asta? De câte ori am spus-o eu însumi… Am totul în cap şi nu îmi place să ‘pun planuri pe hârtie’  – cum am  şi ceva experienţă corporatistă nici nu e de mirare (pentru fiecare acţiune trebuie să facem cel puţin un plan). Dar planificarea este absolut necesară dacă vrem să avem succes.

Nu îmi place să scriu planuri pentru că îmi sunt vii în minte şedinţele interminabile, zilele întregi de cercetare şi analize, documentele de mărimea DEX-ului, Power-Point-urile, orele peste program, multiplele versiuni şi toate frustrările care însoţesc crearea ‘PLANULUI’… Dar nu trebuie să fie chiar aşa.

La început am crezut că am eu o problemă. După un timp i-am întrebat şi pe alţii şi spre uşurarea mea am aflat că nu sunt chiar ‘atât de unic’ precum îmi păream a fi.  Motivele cel mai des întâlnite pentru care ne cam ‘cotim’ de la scrierea unui plan de marketing sunt:

>> pur şi simplu nu vrem să scriem un plan de marketing complet

>> avem prea puţin timp pentru asta

>> ‘habar nu avem’ cum să o facem

Şi atunci cum să împac nevoia de succes cu tendinţa de a ‘fenta’ scrisul? Simplu: să îmi schimb modul în care percep planificarea.

Dezvoltarea unui plan de marketing constă în setarea unor obiective şi o listă ‘de făcut’ (’to-do’ list) pentru a mi le atinge. Exact ca la planificarea unei petreceri. Practic creez un plan pentru a invita cât mai mulţi oameni să îmi dea bani şi pentru a spune şi altor oameni că ar trebui să îmi dea şi ei bani. Asta da, petrecere!

Vă prezint mai jos trei variante de câte o pagină. Până la urmă planurile se fac pentru a produce bani nu pentru a umple pagini, spaţiu pe hard şi timpul de muncă.

Varianta 1 este inspirată din cei 4P (Produs, Plasament, Promovare, Preţ) la care am adăugat câteva elemente de bază din strategia de marketing: Misiunea, Piaţa ţintă, Strategia post-vânzare etc. Poţi folosi această versiune pentru a pune pe hârtie ideile în mare şi apoi să te focusezi pe strategii.

Marketing Plan de o pagina – varianta 1

Varianta 2 este diferită de prima pentru că face mai mult apel la partea emoţională.

Marketing Plan de o pagina – varianta 2

Cea mai ‘academică’ este Varianta 3.  Este în acelaşi timp şi o combinaţie a celorlalte două.

Marketing Plan de o pagina – varianta 3

Nu pot să ma laud că aceste planuri sunt creaţia mea (deşi tare mi-ar fi plăcut). Le-am folosit şi adaptat, iar cele 3 versiuni sunt ceea ce a ieşit în final.  Mi-ar plăcea să îmi spuneti părerile voastre despre cele 3 variante şi să le aduceţi imbunătăţiri.

********

Site-ul BizIQ.ro se află în construcţie, dar vă puteţi înscrie pentru a vă notifica în mometul lansării. Click aici.

********

În urmă cu mai mulţi ani am primit o lecţie de management pe care nu o voi uita niciodată.

Am aflat mai târziu că era importată din State, ca mai toate lecţiile de profil, dar nu contează. Mesajul este important, iar modul în care mi-a fost prezentat cred că este genial.

Eram la un curs de Time Management. Cei care aţi participat la cel puţin un curs corporatist cunoaşteţi atmosfera. În mijloc o masă cu foi, pixuri, markere şi alte cele. Noi, studenţii, aşezaţi in semicerc încadram masa de la un capăt la celălalt al sălii. Do’n Profesor, un neamţ şcolit prin America de Nord, a pus un borcan de murături pe masă. Apoi a scos din geantă vreo 15 pietre de mărimea unui pumn şi le-a introdus una câte una în borcan.

Borcanul cu pietre

Când a terminat de aranjat, pietrele ajungeau până în buza borcanului, iar Profu’ ne-a întrebat: “E plin?” Cu toţii am răspuns într-un glas: “Daaaa!”

“Sigur?” ne-a întrebat din nou şi a scos din geantă o pungă cu pietriş. A turnat conţinutul în borcan şi l-a scuturat. Pietricelele au umplut spaţiul dintre pietrele mari. Întrebarea a venit din nou: “Este borcanul plin?” De data aceasta, avertizaţi fiind, am răspuns: “Nuuu!”

“Corect!” si din geantă a apărut o pungă cu nisip. După ce a turnat nisipul în borcan şi l-a scuturat, Profu’ ne-a întrebat: “Este borcanul plin?”

“Nuuu!” am strigat în cor, entuziaşti.

“Buuun!”  a replicat Profu’ şi a scos de sub masă un bidon cu apă pe care l-a turnat în borcan. S-a uitat apoi la grup şi a întrebat: ” Care este mesajul acestui experiment?”

Un coleg a răspuns rapid: “Oricât de ocupat ai fi, atunci când te străduieşti, tot mai găseşti timp si pentru lucruri mărunte.”

“Ei bine, da şi nu prea” ne-a spus Profu’. “Cum ar fi dacă am începe cu nispul si pietrişul? Mesajul experimentului este: dacă nu am pune intâi pietrele mari, ele nu ar mai avea loc în borcan!”

Gândeşte-te la borcan ca la o zi din viaţa ta. Mărimea lui este aceeaşi pentru noi toţi, fără excepţie. Acum, mai târziu, mâine, peste o săptămână sau oricând vei reflecta la această lecţie întreabă-te: “Care sunt pietrele mari din viaţa mea, din jobul meu, din afacerea mea?” Cu siguranţă vei vrea să le pui pe acestea mai întâi în borcan.

Fiecare are un număr diferit de pietre mari. Şi dimensiunile fiecărei pietre sunt diferite.  În timp acestea se pot schimba în funcţie de priorităţi, dar cu siguranţă fiecare dintre noi le are. Acestea pot fi familia, prietenii, compania,  sănătatea, un hobby, religia etc.

Pietrişul reprezintă lucrurile care ne consumă mai mult de câteva minute, dar nu se întâmplă în fiecare zi: vacanţa, un proiect, învaţarea unui curs, vizionarea unui film…

Nisipul este la fel de important ca si pietrele mari sau pietrişul. Nu te aşteptai la asta, aşa? Nici eu la vremea respectivă. Primul impuls a fost să consider nisipul ca lucrul cel mai puţin important. Totuşi el reprezintă micile chestiuni care ne pot face ziua mai frumoasă sau mizerabilă. Un fir de nisip în ochi este extrem de supărător. O galeată de nisip aruncată peste o stradă îngheţată ne poate salva viaţa! Tu alegi nisipul, e borcanul tău!

Şi timpul tău. Tu îţi cunoşti priorităţile şi cât timp vrei să le aloci. Alege tu sau altcineva îţi va umple borcanul cu pietrele sale, nisip sau ciment. Chiar vrei să îţi petreci timpul muncind la priorităţile altuia?

Ce este cel mai important pentru tine acum? Opreşte-te puţin şi gândeşte-te. Conştientizează lucrurile importante din viaţa ta, acordă-le atenţia cuvenită si vei fi un învingător!

********

Site-ul BizIQ.ro se află în construcţie, dar vă puteţi înscrie pentru a vă notifica în mometul lansării. Click aici.

********