scris de Remus Bălan, co-fondator BizIQ.ro
Am promis în postul ‘Not-to-do list, ceea ce nu fac determină ceea ce pot face’ că voi prezenta teoria numită ‘Matricea lui Eisenhower’. Această metodă completează Planul de 17 minute pentru îmbunătăţirea Time Managementului şi ajută la prioritizarea activităţilor în funcţie de importanţă şi urgenţă.
Tendinţa generală este de a rezolva problemele urgente în detrimentul celor importante. Ceea ce nu este întotdeauna cea mai corectă abordare. Folosind această unealtă pot clasifica activităţile zilnice şi pot decide cum şi în ce ordine le execut.
Matricea este formată din 4 cadrane, ca în imaginea de mai jos:
Matricea Eisenhower
După ce am făcut lista activităţilor pe care mi le-am propus să le execut astăzi, desenez pe o coală albă matricea lui Eisenhower şi plasez activităţile în cadranul potrivit. Practic ceea ce am făcut este prioritizarea activităţilor. Pot folosi fotocopii ale matricei, ca să nu desenez zilnic câte una. Sau pot folosi un whiteboard pe care am desenat matricea, unde lipesc post-it-uri pe care am scris câte o activitate (există şi varianta cu tabla de plută); când termin activitatea mut post-it-ul lângă matrice, într-o casetă denumită ‘Rezolvat’ (este o plăcere deosebită cand se goleşte matricea şi se umple caseta). Această a doua metodă este utilă în special atunci când am activităţi ce se întind pe mai multe zile.
Orice nouă activitate care apare pe parcursul zilei o clasific în funcţie de importanţă şi urgenţă, o plasez în cadranul potrivit şi am soluţia pentru modul în care o abordez:
Cadranul 1 – este Important şi este Urgent: execut acum! Trebuie făcut şi trebuie făcut repede.
Cadranul 2 – este Important, dar nu este Urgent: planific! Trebuie făcut în timp, însă înainte de a deveni urgent.
Cadranul 3 – nu este Important, dar este Urgent: deleg! Trebuie făcut repede, dar chiar trebuie să fac eu?
Cadranul 4 – nu este Important şi nu este Urgent: elimin! Nu pare a fi de folos nimănui.
Se pare că majoritatea activităţilor sunt în cadranele 1 şi 3. Urgenţa are ‘calitatea’ de a crea iluzia de Important. Provocarea este de a rămâne în cadranul 2. Cu cât investesc mai mult în cadranul 2 cu atât scade presiunea şi senzaţia de grabă. Planificarea joacă un rol foate important aici.
Acest model este explicat mai pe larg în cartea lui Steve Covey ‘The 7 Habits of Highly Effetive People’, pe care o poţi găsi tradusă şi la noi sub numele ‘Eficienţa în 7 trepte sau Un abecedar al înţelepciunii’. Dacă nu vrei să cumperi cartea, deşi eu o recomand, sau dacă vrei să afli mai multe înainte a o cumpăra, urmăreşte blogul pentru că în zilele următoare voi face o prezentare a celor 7 paşi.
Succes şi spor la lucru!
********
Te invit să ne scrii un mesaj în BizIQ Guestbook. Spune ce îţi place şi ce nu, ce ai vrea să adăugăm, ce subiecte să atacăm, fă-ne o recomandare, scrie un comentariu despre blog sau orice consideri necesar. Mulţumesc!
********
Site-ul BizIQ.ro se află în construcţie, dar te poţi înscrie pentru a fi notificat(ă) în mometul lansării. Click aici.
********
Taguri: Planificare, Productivitate, Time Management
Este foarte util un astfel de instrument mai ales pentru persoanele care activeaza in marketing si vanzari, fiind probabil persoanele care intra cu cele mai multe obiective in contact..
Succes tuturor!
By Monica
Cartile lui Covey sunt echivalentul bibliei de time management. Recomand si planner-ul Franklyn-Covey care e bazat pe cartea 7 habits. link pt planner http://shopping.franklinplanner.com/shopping/index.jsp
Eu folosesc formatul original al plannerului. initial cumperi un “starter kit” si dupa aceea cumperi “refills” in fiecare an (vezi primul link). Pot sa mai recomand un software de planning excelent numit Mindjet Mindmanager (vezi linkul al doilea). Incearca-l free pentru 30 de zile si daca-ti place cauta-l pe isohunt si-l vei gasi
)
http://shopping.franklinplanner.com/shopping/catalog/productpaper.jsp?navAction=push&crc=cat960026&navCount=0&id=prod216
http://www.mindjet.com/
Sunt cateva aspecte de care te poti lovi folosind modelul de mai sus:
1. Ce se intampla daca nu ai timp sa executi problemele de tip 1 (in perioada alocata)?
2. Ce se intampla daca peste planificarea facuta pentru problemele de tip 2 intervin probleme de tip 1 ?
3. Delegand doar probleme de tip 3 echipa se va demotiva (nimanui nu-i place sa faca doar lucruri care nu-i ofera satisfactie) iar tu vei fi din ce in ce mai incarcat cu 1 si 2 si íntr-un final nu o sa mai ai timp sa faci coaching->delegare.
Problema delegarii din punctul meu de vedere tine foarte mult de incredere si este drept ca pentru asta cel care-ti raporteaza direct trebuie sa faca mai mult decat daily-job, dar cateodata aici tine si de un inceput din partea managerului: delegarea trebuie sa se faca treptat de la probleme de ”tip 4” la ”tip 1” . ”Pierderea” a 2h saptamanal pentru coaching poate aduce un calendar mai putin incarcat in viitor, o echipa mai motivata si de ce nu siguranta ca atunci cand pleci in concediu poti sa uiti incarcatorul la blackberry acasa
.
Adrian,
De aspectele remarcate de tine ne-am lovit cu totii candva, le mai intampinam si astazi si probabil si in viitor vor fi momente cand va trebui sa ne oprim, in fata agendei si sa hotaram:
1) Care sunt problemele la ordinea zilei si ce grad de prioritate le putem aloca;
2) In favoarea carei probleme refacem prioritizarea;
3) Ia hai sa ne gandim ca o problema care pentru noi vine ca o corvoada nejustificata, pentru ca nu este importanta, poate fi o reala provocare pentru altcineva din echipa.
Pentru cine ?! Pai sa ne gandim. Care ar fi, pentru cineva, beneficiile rezolvarii problemei in cauza ? Cine ar avea cel mai mult de profitat ? …
salutare
eu nu inteleg cum putem avea in activitatile de serviciu chestiuni “neimportante”; pai daca le vad ca neimportante, de ce le-am acceptat de la bun inceput?
si eu vad abordarea pe “prioritati” ca fiind mai potrivita; si inainte de prioritati, o rationalizare de genul “ce rezultat doresc sa obtin, cum ma gindesc sa il obtin, ce resurse imi sunt necesare, si in ce interval de timp” … si atunci poate reusesc sa incropesc si un action plan de care sa si incerc sa ma tin
toate cele bune
Adi
Salut Adrian,
Cu permisiunea lui Remus am sa detaliez un pic matricea de prioritizare pe care a sintetizat-o el, ca si concept, in primul post:
Formularea ‘neimportante’ nu trebui privita motamo. Exista taskuri cu grade de importanta si de urgenta diferite: ‘neimportante’ ar insemna cele mai putin importante. De obicei in practica impartirea lor este mai fina. Poti acorda grade de importanta si respectiv de urgenta de la 1 la 3 fiecarui task (3 cel mai important/urgent) si apoi sa le inmultesti obtinand, sa zicem, prioritatea taskului.
Exemplu:
Task 1: In 2 zile trebuie facut un raport de forecast pornind de la vanzarile din anul trecut pentru anul in curs ca sa putem lua o decizie asupra unei strategii pe termen mediu.
Taskul este extrem de important pentru ca in functie de rezultatul lui se va lua o decizie care afecteaza intregul business si urgent pentru ca ai doar 2 zile sa-l termini. Deci ai putea sa-l notezi cu 3 si 3.
Taskul 2: Ai de participat peste o luna la o prezentare a unui nou produs facuta de un partener si vrei sa te documentezi inainte despre tipul de produs ca sa fi in tema. Urgenta este mica, mai ai 1 luna pana la eveniment, iar importanta este iarasi mica pentru ca poti participa si fara documentarea pe care voiai sa o faci. Ai putea sa le notezi cu 1 si 1.
In functie de urmatoarele taskuri primele se pot modifica. Cum spunea si Sorin, de multe ori ”refacem prioritizarea” pentru ca noile taskuri iti genereaza genul de probleme prezentate in primul meu post: si daca pana acum nu ai facut-o ar trebui sa incepi … sa delegi.
salut Adrian … si cu permisiunea lui Remus
imho, ambele task-uri de care amintesti sunt importante, diferenta intre ele e doar plasarea lor in timp; putem presupune ca ambele task-uri sunt relevante pt jobul meu, si ramane sa ma pregatesc pt amindoua depunand toate diligentele de care dispun; mai ramane sa stabilesc cind ma apuc de ele, pentru a nu intra in cadranul despre care nu s-a vorbit inca, “la naiba, azi trebuia?”
toate cele bune
Adi
Adi, ma bucur ca ai scos in evidenta problema responsabilitatii asumarii sarcinilor.
Asta e ce trebuie mai intai spus: “Eu sunt acela!”
Problemele apar, cum e si normal, la punerea in practica a planului de actiune.
Si o sa spui:
Pai, Sorin ce spui tu aici ?! E normal sa avem probleme?
Si zic “sa ne bucuram ca avem probleme de rezolvat.”
Cand am facut Planul – de Actiune – am incecat sa previzionam cat mai multe din probleme:
1. Cele de rezolvarea carora depinde derularea intregului proiect;
2. Cele Neprevazute.
Timpul alocat pentru “neprevazute” imi permite sa lucrez mai increzator, nu mai relaxat !
Si punem in agenda: (ABC)1,2,3 !
Simplu, nu ?
Poate ca nu din prima. Va mai trebui exersat.
Dar eu stiu ceva, si am incredere ca toti din acest grup, Veti REUSI!
[...] în ‘Matricea lui Eisenhower – Important vs. Urgent‘ că model este explicat mai pe larg în cartea lui Steve Covey. The Seven Habits of Highly [...]
[...] Matricea Eisenhower – Imporant vs. Urgent [...]