scris de Remus Bălan, co-fondator BizIQ.ro

Cei mai mulţi dintre noi petrecem o bună parte din zi la muncă pentru că trebuie să câştigăm bani, notorietate şi recunoaştere. Construim liste cu ce avem de făcut şi ne organizăm munca astfel încât să fim cât mai productivi şi mai eficienţi. Într-un post anterior am propus o variantă pentru îmbunătăţirea Time Managementului prin crearea unei ‘to-do-list’.

Dar atunci când pregătesc o astfel de listă iau în considerare şi lucrurile pe care trebuie să nu le fac. Este foarte bine că am o listă ‘to-do’ şi un plan zilnic, însă sunt lucruri care mă pot distrage. Iar dacă nu sunt atent ele se strecoară pe nesimţite între activităţile planificate şi îmi irosesc timpul.

Drept pentru care mi-am făcut şi o ‘not-to-do list’. Motivul este simplu: ceea ce nu fac determină ceea ce pot face.

Lista este personală, de aceea diferă de la individ la individ, în funcţie de obiectiv. Unii pot sa treacă în listă să nu mănânce după ora 20:00. Sau să nu vorbească la telefonul mobil în weekend. Fiecare decide, practic este un contract cu sine şi important este să respecte contractul. Doar pentru că se află pe ‘No-to-do list’ nu înseamnă că o activitate este ceva rău în sine ci doar că poate fi amânată pentru a mă concentra pe activităţi mai productive.

Eu mi-am construit o ‘not-to-do list’ pornind de la trei activităţi, care am observat că mă împiedică cel mai mult să fiu productiv. Apoi am adăugat, pe rând, noi activităţi. Unele sunt pentru serviciu, altele pentru viaţa privată. Iată câteva:

Nu verific mailurile la fiecare 5 minute – aveam obiceiul (şi încă mai am uneori tendiţa) ca atunci când sunt la birou să mă uit continuu în outlook sau gmail. Cum bingănea semnalul de avertizare că am un mesaj nou, cum verificam cine l-a trimis, care-i titlul, ba aruncam o privire în diagonală şi pe mesaj. Atracţia era mare aşa că mă surprindeam lăsând ceea ce făceam şi citind mailul. Drog, nu alta! Acum dau sonorul pe ‘mute’ şi verific căsuţa de mail cam o data pe oră.

Nu mai citesc toate mesajele pe care le primesc – e o chestiune care ţine de istoria companiei şi pentru că aşa se petreceau lucrurile pe vremuri, adresa mea de email este inclusă în multe grupuri. Organizaţia s-a schimbat, iar multe activităţi, care altădată făceau parte din fişa mea de post, acum nu mai sunt atribuţiunile mele. Am încercat să îi conving pe administratorii acelor grupuri să mă scoată din liste, dar nu am reuşit, încă primesc zeci de mailuri pe zi care nu mă mai privesc. În consecinţă am adoptat o altă strategie: am creat foldere şi regului. Am petrecut ceva timp identificănd cine trimite mailurile, cu ce subiecte şi le-am direcţionat către folderele nou create. O dată pe săptămână trec rapid prin ele (poate este ceva care totuşi mă interesează – de aceea nu le-am trimis direct in Delete) şi le şterg.

Nu răspund imediat la apelurile telefonice ale căror numere nu le cunosc – am ‘Missed calls’, am casuţă vocală şi am ceva important de rezolvat. După ce termin (uneori) ascult mesajele sau sar peste şi sun direct. În funcţie de program, importanţă şi urgenţă ‘rezolv’ şi apelul. Apropos, există o teorie numită ‘Matricea lui Eisenhower’, care ajută la prioritizarea activităţilor în funcţie de importanţă şi urgenţă. Pentru cei cărora nu le este familiară această teorie, o voi prezenta în alt post. Cei care o cunosc pot veni cu completări.

Nu rezolv eu totul,  deleg – norocul meu că am o echipă formată din oameni foarte capabili şi inteligenţi. Au înţeles cu toţii că atunci când preiau proiecte se dezvoltă profesional. Pe cei neobisnuiţi cu acest stil îi antrenez. ‘Dă-i unui om un peşte şi îl hrăneşti o dată. Învaţă-l să pescuiască şi îl hrăneşti pentru o viaţă’. Îţi dai seama ce ar însemna să pescuiesc pentru toţi, în fiecare zi, toată viaţa!?

Nu îmi iau serviciul cu mine acasă – să nu se înţeleagă că mă ‘cotesc’ de la muncă. Dar problemele de serviciu se rezolvă acolo. Acasă am un ‘second job’ şi nu le amestec. Chestiunile de familie sunt la fel de importante, dacă nu mai importante, ca cele de la serviciu şi vreau să le acord atenţia cuvenită. Pănă la urmă nu trăiesc ca să muncesc, ci muncesc ca să trăiesc.

Lista este mai lungă, însă cred că ţi-ai făcut deja o idee despre ce vorbesc. Uneori este mai greu de respectat întreaga listă ‘not-to-do’, chiar mai greu decât pe cea ‘to-do’. Vestea bună este că se învaţă, la fel ca mersul pe bicicletă. Te focusezi pe una maxim două acţiuni până devin rutină. Apoi treci la următoarea. Şi tot aşa până îţi intră în sânge şi le respecţi inconştient. Sau poate ai alt stil de a învăţa. Dacă te ajută printează lista şi şi pune-o la vedere.

Indiferent cum faci şi ce pui în ea, eu îţi recomand să ‘produci’ şi o ‘not-to-do list’ pe care să o respecţi. Este mai eficace decât ‘to-do list’ şi îţi îmbunătăţeşte viaţa.

La final o glumă:

********

Te invit să ne scrii un mesaj în BizIQ Guestbook. Spune ce îţi place şi ce nu, ce ai vrea să adăugăm, ce subiecte să atacăm, fă-ne o recomandare, scrie un comentariu despre blog sau orice consideri necesar. Mulţumesc!

********

Site-ul BizIQ.ro se află în construcţie, dar te poţi înscrie pentru a te notifica în mometul lansării. Click aici.

********

 

Taguri: Planificare, Productivitate, Time Management

Acest articol a fost postat Sunday, October 25th, 2009 la ora 01:33 şi se află în categoria Leadership, Planificare, Succes, Time Management. Poţi să urmăreşti discuţiile pe tema lui folosind RSS 2.0 feed. Poţi lăsa un comentariu, sau trackback din site-ul tău.