scris de Remus Bălan, co-fondator BizIQ.ro
Ai prea mult timp şi nu ai cu ce să îl umpli? Pâna acum nimeni nu mi-a răspuns pozitiv la această intrebare. Eu cred că timpul s-a contractat. Şi absolut toate persoanele cu care am discutat subiectul îmi confirmă percepţia. Se pare că orice aş face timpul nu îmi mai este de ajuns şi în nicio zi nu reuşesc să termin tot ce mi-am propus.
Timp irosit
Vin dimineaţa la serviciu cu cele mai bune intenţii, ma aşez la birou şi pornesc computerul. Între timp iau agenda şi încep să fac (sau să completez) lista cu planul pentru astăzi. Când termin încep să citesc mailurile. După cinci – şase ore în care am răspuns câtorva mesaje urgente şi am scris altele la fel de importante, după ce am ajutat la rezolvarea problemelor câtorva colegi şi clienţi, după ce am răspuns mai multor telefoane şi am dat alte câteva, abia dacă îmi mai amintesc ce mi-am propus la începutul zilei. Nu am mâncat de prânz, i-am promis copilului că astăzi îl duc la tennis, iar eu mai am încă ‘n’ lucuri de terminat şi mi-am irosit timpul!
A doua zi la fel. A treia zi la fel. Şi tot aşa întreaga săptămână…. Hei, ce se intâmplă? Sunt prins într-o ambuscadă!!!
Ţi se pare cunoscut scenariul de mai sus? Practic îmi creez o listă cu ce am de făcut (‘to do list’) şi o ignor. Încep fiecare zi ştiind că nu voi face tot ce mi-am propus. Şi totuşi nu listele reprezintă problema, nu planificarea activităţilor ci execuţia. Ce pot face pentru a mă focusa pe acele lucruri importante din lista mea când atâtea alte lucruri îmi solicită atenţia?
Am nevoie de un truc! Şi acel truc se numeşte ‘RITUAL’, un proces continuu care să mă menţină focusat pe prioritătile stabilite, indiferent ce se întâmplă. Acest ritual are 3 părţi şi durează, în total, 17 minute într-o zi de lucru de 8 ore.
Partea I (5 minute) – Planul zilei
Înainte de a deschide computerul iau o coală albă şi fac o listă cu activităţile care ar face din ziua aceasta un succes. Scriu numai lucruri realiste, obiective pe care le pot atinge şi care mă vor face să mă simt productiv la sfârşitul zilei.
Pe un calendar al zilei (o pagină din agendă) programez cele mai grele şi cele mai importante activităţi la începutul zilei. Adică chiar înainte de a deschide computerul, dacă este posibil. În cazul în care sunt prea multe lucruri de făcut într-o zi, reprioritizez şi reprogramez activităţile. Eu am puterea de a decide când voi face un anume lucru! Şi dacă o anume activitate merită introdusă în listă sau nu.
Partea a II-a (1 minut la fiecare oră) – Refocusare
Fixez ceasul, telefonul sau computerul să ma atenţioneze la îneputul fiecărei ore. Când sună analizez lista şi văd ce am realizat în ora care a trecut şi dacă m-am ţinut de program, dacă am fost productiv. Apoi verific programul orei următoare şi reprogramez ce nu am reuşit să termin.
Partea a III-a (5 minute) – Evaluare
La sfârşitul zilei închid computerul şi evaluez ziua. Cum a mers? Am făcut ce mi-am propus? Pe ce m-am focusat? Ce mi-a distras atenţia? Ce am învăţat şi mă ajută să fiu mai productiv?
Time Management
Este evident că la început sunt şanse foarte mari să reprogramez multe dintre activităţi. Dar repet acest exerciţiu până ajung să învăţ cu acurateţe cât timp îmi ia un anume tip de activitate. Este o chestiune de exerciţiu.
La fel de evident este faptul că nu voi avea o rată de succes de 100%. Deşi mi-ar plăcea, nu controlez totul. Totuşi în timp am învăţat să renunţ la unele activităţi ‘importante’ şi ‘urgente’ pentru a acorda atenţie celor cu adevărat importante şi urgente.
Puterea ritualului este predictibilitatea pentru că fac acelaşi lucru în acelaşi mod tot timpul. În consecinţă rezultatul, efectul ritualului este predictibil. Atunci când decid pe ce mă focusez şi când îmi remaintesc constant care este focusul meu, rămân focusat. Simplu!
Cu un ritual ca cel descris mai sus nu voi reuşi niciodată să mut munţii din loc, dar cu siguranţă m-a ajutat să plec de la birou mai devreme, cu sentimentul că am fost productiv şi am încheiat ziua cu success.
Iar la sfârşitul zilei aceasta este cea mai mare prioritate!
********
Site-ul BizIQ.ro se află în construcţie, dar vă puteţi înscrie pentru a vă notifica în mometul lansării. Click aici.
********
Taguri: Planificare, Productivitate, Time Management
Multumesc de articol
O sa incerc sa vad daca merge si pentru mine.
,toate cele bune
Sorin
Cu mare placere!
Sper sa ajute.
[...] Pagina principală :: BizIQ « Plan de 17 minute pentru îmbunătăţirea Time Managementului [...]
Chiar interesante articole (l-am citit si pe cel cu “rezolvatul problemelor …”) si recunosc ca ma bucur ca mi-am rupt cateva minute din “nebunia zilnica” pentru a le citi.
Mai spun doar ca imi propun sa adaug link-ul catre blog-ul tau in lista mea de bookmark-uri de pe delicious, pentru ca sa revin din cand in cand la el si poate sa conving si altii sa o faca.
Mulţumesc, Răzvan! Mă bucur că pot fi de folos.
Şi, dacă îmi permiţi un sfat, nu ‘îţi propune’ ci ‘fă’. Adică adaugă link-ul către http://www.BizIQ.ro/blog în bookmark
Numai bine!
[...] şi ne organizăm munca astfel încât să fim cât mai productivi şi mai eficienţi. Într-un post anterior am propus o variantă pentru îmbunătăţirea Time Managementului prin crearea unei [...]
[...] că voi prezenta teoria numită ‘Matricea lui Eisenhower’. Această metodă completează Planul de 17 minute pentru îmbunătăţirea Time Managementului şi ajută la prioritizarea activităţilor în funcţie de importanţă şi [...]