scris de Remus Bălan, co-fondator BizIQ.ro
De-a lungul carierei am avut partea mea de meetinguri. Nu mă număr printre fanii acestei activităţi, deşi sunt convins că meetingurie sunt necesare. De curând am citit un articol despre cum se pot scurta şi rări. Sunt câteva idei, unele chiar haioase, pe care m-am gândit să vi le împărtăşesc.
Meeting as usual
Managerii îşi petrec o mare parte din timp, mai mare decât îşi doresc, în meetinguri. Acestea întrerup activitatea, consumă timp care ar putea fi folosit pentru activităţi mai productive şi amplifică starea de oboseală. Sunt companii care au luat decizia de a reduce meetingurile care ‘mănâncă’ timpul angajaţilor.
Printre măsurile adoptate se numără următoarele:
1. Măsoară timpul rămas un ceas deşteptător. Meetingurile care încep după ora programată şi se întind peste măsură par a fi cele mai întâlnite (se pare că nu este o caracteristică mioritică). Meetingurile la Google se desfăşoară conform orarului datorită unui ceas care ticăie tare.
‘Pentru a adăuga un pic de presiune pe respectarea programului meetingurilor, Google foloseşte un ceas mare, agăţat pe perete, care masoară timpul rămas pentru discutarea fiecărui subiect. ‘
Mai multe informaţii despre cum se ţin meetingurile la Google gasiţi aici.
2. Ţin toţi participanţii în picioare. Nimeni nu este dornic să stea prea mult în picioare şi de aceea meetingurile sunt mai eficiente şi se termină mai repede. Cei care aplică această metodă spun că timpul se reduce la jumătate şi cu toate acestea se ating obiectivele.
3. Interzic lucrurile care distrag atenţia. Toţi participanţii sunt obligaţi să inchidă laptopurile telefoanele, BlackBerry-urile, PDA-urile etc. O metodă mai drastică este luată de unele companii care cer participanţilor să predea toate echipamentele la intrarea în şedinţă.
4. Nu programează meetinguri mai lungi de 30 min. De fapt elimină toate subiectele care se pot rezolva în afara unui meeting şi programează mini-şedinţe pentru a discuta una – două chestiuni specifice, care necesită cu adevărat o decizie de grup.
La final un citat al lui Lane Kirklan: ‘Inutilitatea unui meeting creşte cu pătratul numărului de participanţi’.
Care sunt cele mai eficiente modalităţi de a scurta şi de a rări meetingurile? Fiecare manager are metodele sale. Tu pe care le foloseşti? Te invit să le postezi în comentarii.
********
Site-ul BizIQ.ro se află în construcţie, dar vă puteţi înscrie pentru a vă notifica în mometul lansării. Click aici.
********
Taguri: People management, Productivitate, Time Management
Axioma care completeaza ideea lui Lane Kirklan: inutilitatea unui meeting creste direct proportional cu timpul suplimentar alocat fata de programarea initiala.
Putina organizare si puterea de a directiona discutia cred ca sunt suficiente pentru a face ca un meeting sa nu depaseasca timpul alocat. In solutii de tipul sa stam in picioare sau in maini nu cred. Pana la urma scopul unui meeting este sa se rezolve agenda intalnirii nu ca participantii sa aiba atentia directionata catre altceva. E vorba de un bun-simt aplicat in mod sistematic.
Agenda intalnirii, subiecte dezvoltate fara a divaga, concluzie pe subiect, concluzie finala, next step, zambet sincer, strangere de mana, la revedere, gata.
Buna, am experimentat altfel de sedinte fulger in urma unui curs facut de toti angajatii care faceau parte din middle si top management.
Cursul era “Six thinking hats” si mie personal mi s-a parut foarte interesant. Iti prezinta un alt mod de gandire care te ajuta sa sintetizezi foarte bine informatiile si sa ajungi la concluzii inedite.
Ideea managerului general de a face acest curs pt angajati si aplicarea acestuia ulterioara a crescut foarte mult eficienta sedintelor in general…obiectivele erau clar stabilite si concluziile erau obligatorii. Pana atunci aproape toate sedintele se finalizau cu conflicte intre departamente si alte probleme nerezolvate.
Cristina
Cristina, este foarte interesant ce spui. Poti detalia? Sau poti scrie, chiar un articol pe care sa il publicam in BizIQ.
Multumesc pentru comentariu